GoBD & Kassenanforderungen 2020
Die Anforderungen an elektronische Aufzeichnungssysteme (sog. Kassensysteme) sind in den letzten Jahren erheblich gestiegen. Das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen, aus dem Jahr 2016, wurde mit zeitlich unterschiedlicher Vorgehensweise eingeführt.
Nach den Neuerungen zum 01.01.2017 zur Aufbewahrung von Unterlagen, die unter anderem mittels elektronischer Registrierkassen erstellt worden sind und nun für die Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden müssen sowie der Einführung der Möglichkeit einer Kassen-Nachschau zum 01.01.2018, sind nun zum Jahresanfang 2020 weitere Neuregelungen in Kraft getreten.
Zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE)
- einem Sicherheitsmodul,
- einem Speichermedium,
- einer digitalen Schnittstelle
Belegausgabepflicht
Mitteilungspflicht
GoBD und Kasse
Wichtiger Bestandteil einer ordnungsgemäßen Kassenführung ist auch die Führung einer Verfahrensdokumentation des elektronischen Aufzeichnungssystem sowie eines internen Kontrollsystems (Steuer-IKS).
Diese sog. Verfahrensdokumentation für Ihr Kassensystem muss eine allgemeine Beschreibung, eine Anwenderdokumentation, eine technische Systemdokumentation und eine Betriebsdokumentation enthalten.
Ein Fehlen solch einer Verfahrensdokumentation kann ein schwerer formeller Mangel mit materiellem Gewicht darstellen und daher negative steuerliche Folgen verursachen, die u.a. zu Hinzuschätzungen im Rahmen einer Betriebsprüfung führen können.
Darüber hinaus muss jedes Datenverarbeitungssystem (also auch Kassensystem) über ein internes Kontrollsystem verfügen. Das heißt der Steuerpflichtige bzw. das Unternehmen muss Kontrollen einrichten, ausüben und deren Ergebnisse protokollieren. Solche Kontrollen können zum Beispiel darin bestehen, dass Zugänge oder Zugriffe nach einem Berechtigungskonzept erteilt oder Funktionen getrennt werden.
Nichtbeanstandungsregelung
Die technisch notwendigen Anpassungen und Aufrüstungen sind umgehend durchzuführen und die rechtlichen Voraussetzungen unverzüglich zu erfüllen. Zur Umsetzung einer flächendeckenden Aufrüstung elektronischer Aufzeichnungssysteme im Sinne des
§ 146a AO wird es nicht beanstandet, wenn diese elektronischen Aufzeichnungssysteme längstens bis zum 30.09.2020 noch
nicht über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen.
Die digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme – DSFinV-K – findet bis zur Implementierung der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung, längstens für den Zeitraum der Nichtbeanstandung, keine Anwendung.
Was müssen Sie tun?
Zur Orientierung, ob bei Ihnen Handlungsbedarf besteht, dienen folgende Fragen als Hilfestellung:
- Nutzen Sie ein elektronisches Kassensystem?
- Verfügt Ihr Kassensystem über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung?
(Wenn Sie Ihre Kasse nach dem 25.11.2010 und vor dem 01.01.2020 angeschafft haben, die bauartbedingt nicht
aufrüstbar ist, dürfen Sie diese bis längstens 21.12.2022 nutzen) - Haben Sie eine Verfahrensdokumentation für Ihr Kassensystem?
- Liegt bei Ihnen eine Kassieranweisung für alle Mitarbeiter vor?
- Haben Sie ein internes Kontrollsystem für die Nutzung Ihres Kassensystems eingeführt?
- Liegt bei Ihnen eine Handlungsanweisung zur Kassen-Nachschau vor?
- Haben Sie alle notwendigen Informationen für eine Meldung an das Finanzamt vorbereitet?
Wir unterstützen Sie
Als Unternehmer stehen Sie vor zahlreichen Herausforderungen. Die dabei immer neuen gesetzlichen Herausforderungen
sind ebenso Bestandteil Ihres Verantwortungsbereichs sowie die Erledigung Ihres operativen Geschäfts und der Führung
Ihres Unternehmens.
Damit Sie sich auf Ihre Kernkompetenzen konzentrieren können, unterstützen wir Sie bei den Herausforderungen, die Sie aufgrund gesetzlicher Neuerungen bewältigen müssen. Bei den gesetzlichen Änderungen im Zusammenhang mit elektronischen Kassensystemen beraten und schulen wir Sie und Ihre Mitarbeiter und helfen Ihnen dabei Ihre Dokumentationspflichten in Form einer Verfahrensdokumentation zu erfüllen. Gleichzeitig unterstützen wir Sie bei der Einrichtung Ihres internen Kontrollsystems und der Erledigung Ihrer Meldepflichten gegenüber dem Finanzamt.
Individuelle Beratung
In einem individuellen Beratungstermin informieren wir Sie über die gesetzlichen Regelungen und Ihre damit verbundenen Pflichten sowie Rechte. Gleichzeitig schauen wir uns gemeinsam Ihre aktuelle Situation an und besprechen, welche Handlungsoptionen Sie haben.
Schulung
Im Rahmen unserer Schulungsangebote bringen wir Ihre Mitarbeiter auf den aktuellen gesetzlichen Stand und schulen Sie mit dem korrekten Umgang (aus steuerlicher Betrachtung) eines Kassensystems sowie über den Ablauf einer Kassen-Nachschau. Dabei erläutern wir Ihre Rechte bei einer Kassen-Nachschau und wie Sie sich zu verhalten haben.
Verfahrensdokumentation und internes Kontrollsystem
Wichtiger Bestandteil eines elektronischen Kassensystems ist die Verfahrensdokumentation. Im Rahmen dieser Dokumentation sind das interne Kontrollsystem zu beschreiben sowie Mitarbeiteranweisungen und Checklisten zu ergänzen. Bei der Erstellung Ihrer Verfahrensdokumentation und der Einführung Ihres internen Kontrollsystems unterstützen und beraten wir Sie.
Mitteilung an das zuständige Finanzamt
Ab dem 01.01.2020 sind Sie verpflichtet die Art und die Anzahl der in Ihren Unternehmen eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme und der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen dem zuständigen Finanzamt gegenüber zu melden. Diese Meldung ist nach der gesetzlichen Regelung ausschließlich mittels einem amtlich vorgeschriebenen Vordruck möglich.