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Der Mittelstand, kleine Unternehmen und Startups sind der Motor unserer Wirtschaft und Innovationstreiber in Deutschland. Solide Geschäftsmodelle kombiniert mit neuen Technologien und Arbeitsweisen tragen maßgeblich zu einer Veränderung unserer Gesellschaft bei.

Blickt man allerdings auf interne Strukturen deutscher Unternehmen und Startups, fühlt man sich oft in die Vergangenheit zurückversetzt. Der Digitalisierungsgrad ist meist gering, it-basierte Automatismen und Kontrollen sind kaum vorhanden und Dokumentationen erfolgen überwiegend in Papier.

Dabei bestehen gerade im inneren von Unternehmen enorme Optimierungspotentiale um den globalen Anschluss nicht zu verlieren oder sogar vorne weg zu gehen. Selbst die Finanzbehörden haben dies erkannt und Ihre Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) auf die Themen digitalen Datenzugriff und den Umgang mit Daten und elektronischen Dokumenten erweitert und somit die GoBD geschaffen.

Demnach müssen Unternehmen jeglicher Größe für jedes Datenverarbeitungssystem eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation erstellen, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind.

CHANCEN NUTZEN

Durch diese erweiterten Grundsätze stehen Unternehmen vor neuen Herausforderungen. Werden diese allerdings als Chance gesehen um

  • die internen Abläufe zu durchleuchten,
  • Optimierungspotentiale zu definieren und
  • Prozesse zu digitalisieren,

können die GoBD zur Unternehmensentwicklung beitragen. Durch Umsetzung der Anforderungen wird nicht nur die Zusammenarbeit von Abteilungen und Kollegen verbessert, sondern gleichzeitig die Mitarbeiterzufriedenheit gesteigert. Diese Veränderungen gehen einher mit einer künftigen Zeitersparnis sowie der Schaffung von Ressourcen, sodass Ihre Mitarbeiter sich wieder auf die wirklich wichtigen Dinge fokussieren können.

WIE DAS GEHT?

WISSENSAUFBAU

Individuelle Beratung oder Inhouse-Workshop

In einem individuellem Beratungsgespräch erläutern wir Ihnen die Anforderungen der GoBD sowie den Aufbau einer Verfahrensdokumentation. Alternativ veranstalten wir gemeinsam mit Ihnen und Ihrem Team einen Inhouse-Workshop, um alle Teammitglieder auf den gleichen Stand zu bringen.

RISK ASSESSMENT

Dokumentieren und Prüfen

Im Rahmen des Risk Assessments bilden wir Ihre Prozesse, Abläufe, Arbeitsanweisungen und Zuständigkeiten mithilfe von Interviews und Checklisten ab.  Auf dieser Basis führen wir eine Prüfung Ihres Unternehmens im Hinblick auf GoBD-konforme Prozesse durch und präsentieren unsere Ergebnisse Ihrer Geschäftsleitung.

UMSETZUNG

Digitalisieren und Kontrollieren

Nach durchgeführtem Risk Assessment entscheiden wir gemeinsam welche Maßnahmen ergriffen werden müssen. Da in der Regel nicht alle Maßnahmen zeitgleich umgesetzt werden können, ist es erforderlich einen Prioritätenplan aufzustellen, um schrittweise die Vorschriften der GoBD erfüllen zu können.

Ihr Nutzen

  • Wissenserwerb
  • Überblick über die Kernthemen der GoBD
  • Schulung vor Ort (bei Workshop)
  • Erhalt von Unterlagen mit Kernaussagen (bei Workshop)

Ihr Nutzen

  • Schnelle und unkomplizierte Prüfung Ihres Unternehmens auf GoBD-Risiken
  • Unternehmensinterne Prozessdokumentation
  • Aufzeigen von Chancen und Nutzen, die das GoBD-Projekt eröffnet
  • Vermeidung von GoBD-Risiken

Ihr Nutzen

  • Optimierung Ihrer Prozesse
  • Nutzung der Prozessdokumentation für weitere Bereiche und Tätigkeiten
  • Vermeidung von Strafzahlungen
  • Vermeidung von zukünftigen Betriebsprüfungsrisiken
  • Der 1. Schritt zum Aufbau eines Tax-Compliance-Management-Systems

Ansprechpartner

Eugen Müller
Steuerberater, LL.M.
eugen.mueller@muellerblum.de
+49 (0) 911 – 74 14 43-0

Timo Blum
Steuerberater, Dipl.-Kfm.
timo.blum@muellerblum.de
+49 (0) 911 – 74 14 43-0

Kooperationspartner

Die TIM Solutions GmbH entwickelt Softwarelösungen zur Automatisierung und Steuerung von Geschäftsprozessen. Gemeinsam bieten wir ein automatisiertes Workflow-Management-System für das steuerliche interne Kontrollsystem (IKS).

Intrau Solutions bietet innovative IT-Lösungen, maßgeschneidert für Ihr Unternehmen. Gemeinsam unterstützen wir Sie bei der Einführung Ihres Dokumenten-Management-Systems (DMS) sowie der Implementierung von automatisierten Workflow-Prozessen.

GoBD für die Praxis – Beitragsreihe

Mit unserer Beitragsreihe „GoBD – für die Praxis“ erläutern wir jeden Monat ein ausgewähltes Themengebiet der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz: GoBD).

Hierbei beleuchten wir Sachverhalte, die in der Praxis zu Fragestellungen führen und erarbeiten Lösungen für Unternehmen.

In dieser Beitragsreihe konzentrieren wir uns u.a. auf die Notwendigkeit einer Verfahrensdokumentation und zeigen auf, wie wir unterstützend für Sie tätig sein können. Dabei haben wir unterschiedliche Ansätze erarbeitet, um optimal auf Ihre Bedürfnisse eingehen zu können. Somit haben Sie die Möglichkeit sich Schritt für Schritt diesem Thema zu nähern oder gleich eine umfassende Analyse und Implementierung der neuen Regelungen durchzuführen.

Unabhängig von Ihrer Herangehensweise sollten Sie sich eines verinnerlichen: Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation nach den GoBD ist nicht mit dem Ausfüllen einer Vorlage getan. Vielmehr muss jedes Unternehmen – abhängig von Ihrer Organisationsstruktur und der im Einsatz befindlichen IT – individuelle Lösungen erarbeiten.

Zu den Ausgaben…

Key Facts zu den GoBD

Die GoBD gelten seit dem Veranlagungszeitraum 2015.

Die GoBD gelten für alle Unternehmen und Unternehmer, die bei Erfassung, Bearbeitung und Archivierung Ihrer steuerlich relevanten Unterlagen ein DVSystem zur Hilfe nehmen, also in der Praxis: Für alle!

Alle steuerlich relevanten Unterlagen! Diese ergeben sich aus unterschiedlichen steuerlichen und außersteuerlichen Gesetzen und betreffen alle Bereiche des Unternehmens, z.B. Einkauf, Produktion, Finanzwesen, …

Es ist für jedes DV-System eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation zu erstellen, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind. Ein sachverständiger Dritter (in der Regel der Betriebsprüfer) muss in angemessener Zeit eine Prüfung durchführen können. Die Umsetzung kann dabei in einem Dokument erfolgen, das alle Prozesse, Verfahren und Systeme beschreibt.

Die konkrete Ausgestaltung der Verfahrensdokumentation ist abhängig von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur sowie des eingesetzten DV-Systems. In der Regel erfolgt der Aufbau der Verfahrensdokumentation wie folgt:

  • Allgemeine Beschreibung
  • Anwenderdokumentation
  • Technische Systemdokumentation
  • Betriebsdokumentation

Müller Blum

Steuerberatungsgesellschaft mbH

Schwabacher Str. 110

90763 Fürth

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